Veröffentlichung von Mitarbeiteraufnahmen (Fotos / Videos) – rechtliche Rahmenbedingungen für den Arbeitgeber

Die Veröffentlichung von Mitarbeiterfotos oder –videos durch den Arbeitgeber ist in der Praxis weit verbreitet, etwa auf Unternehmenswebseiten, in sozialen Netzwerken, Broschüren oder auch für Schulungsvideos. Aus rechtlicher Sicht handelt es sich dabei regelmäßig um die Verarbeitung personenbezogener Daten i.S.d. Art. 4 Nr. 1 DSGVO. Entsprechend bedarf es für eine zulässige Veröffentlichung einer geeigneten Rechtsgrundlage.

Rechtsgrundlage für die Veröffentlichung

In der Regel kommt für die Veröffentlichung von Mitarbeiteraufnahmen nur eine Einwilligung der betroffenen Person gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO i.V.m. § 26 Abs. 2 BDSG in Betracht. Zwar enthält § 23 Abs. 1 KUG bestimmte Ausnahmetatbestände, etwa bei Bildnissen aus dem Bereich der Zeitgeschichte, bei Bildern von Versammlungen oder wenn Personen lediglich als Beiwerk neben einer Landschaft oder sonstigen Örtlichkeit erscheinen. Diese Ausnahmen greifen jedoch in den typischen Konstellationen der gezielten Darstellung von Arbeitnehmern in der Regel nicht. Eine Veröffentlichung ohne deren Einwilligung ist in diesen Fällen unzulässig.

Anforderungen an eine wirksame Einwilligung

Die Anforderungen an eine wirksame Einwilligung sind streng. Nach § 26 Abs. 2 S. 1 BDSG ist insbesondere sicherzustellen, dass die Einwilligung durch den Beschäftigten freiwillig erfolgt. Eine freiwillige Entscheidung liegt nur vor, wenn dem Arbeitnehmer eine echte Wahlmöglichkeit eingeräumt wird und keine Nachteile bei der Verweigerung der Einwilligung zu befürchten sind. Die Einwilligung sollte schriftlich oder elektronisch eingeholt werden (§ 26 Abs. 2 S. 3 BDSG) und die folgenden Mindestanforderungen erfüllen:

• Freiwilligkeit – In dem Hinweistext zu der Einwilligung sollte der Arbeitgeber ausdrücklich klarstellen, dass bei einer Verwendung der Einwilligung keine arbeitsrechtlichen oder sonstigen Nachteile entstehen.
• Transparenz – Der betroffene Mitarbeiter ist über die geplante Nutzung vollständig zu informieren (Art. 13 DSGVO).
• Zweckbindung – Es muss konkret benannt werden, zu welchem Zweck und an welchen Orten (z.B. Unternehmenswebseite, Social Media, Printmedien) die Aufnahmen veröffentlich werden sollen.
• Widerrufsrecht – Der Arbeitnehmer ist darauf hinzuweisen, dass er seine Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden kann (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Besondere Fallkonstellationen aus der Praxis

• Veröffentlichung zu Werbezwecken (z.B. Unternehmenswebseite, Broschüren) - Eine Veröffentlichung zu Marketing- oder Repräsentationszwecken erfordert regelmäßig eine besonders sorgfältige Einwilligung. Diese muss den konkreten Verwendungszweck explizit bezeichnen. Die Einwilligung darf nicht allgemein erfolgen, sondern muss individuell eingeholt werden.
• Verwendung in sozialen Netzwerken (z.B. Instagram, LinkedIn) - Bei einer Veröffentlichung auf Drittplattformen ist auf die dortige Reichweite, die Speicherung durch Dritte und mögliche Weiterverbreitung hinzuweisen. Die Einwilligung muss auch diese Nutzung ausdrücklich erfassen.
• Einsatz in Schulungsvideos oder internen Präsentationen - Auch bei interner Nutzung handelt es sich um eine Verarbeitung personenbezogener Daten. Die Einwilligung muss auch hier die konkrete Nutzung und den Empfängerkreis benennen.
• Beendigung des Arbeitsverhältnisse - Mit dem Ausscheiden des Arbeitnehmers endet regelmäßig die datenschutzrechtliche Erforderlichkeit der Veröffentlichung. Ein einmal erteilter Widerruf des Arbeitnehmers ist unverzüglich umzusetzen, es sei denn, es besteht ein überwiegendes berechtigtes Interesse des Arbeitgebers an einer befristeten Weiterverwendung. Eine rechtssichere Handhabung ist nur bei klar geregelter Einwilligung möglich.

Handlungsempfehlung für Arbeitgeber

Arbeitgeber sollten bestehende Prozesse zur Erstellung, Speicherung und Veröffentlichung von Bildmaterial überprüfen und an die datenschutzrechtlichen Anforderungen anpassen, insbesondere:

• die Verwendung von Einwilligungsformularen, die alle gesetzlichen Anforderungen erfüllen,
• die Sensibilisierung der einzelnen Abteilungen (z. B. Marketing, HR) für datenschutzrechtliche Risiken,
• die Einrichtung eines internen Prozesses für die Einholung von Einwilligungen bzw. Widerrufe und zur Löschung veröffentlichter Inhalte,
• die entsprechende Dokumentation der Einwilligungen.

Für Fragen zur rechtssicheren Gestaltung von Einwilligungserklärungen, zur internen Umsetzung datenschutzrechtlicher Vorgaben oder zur Bewertung konkreter Veröffentlichungsvorhaben stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

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